Liderazgo
Iniciar la implementación de un Customer Relationship Management (CRM) en una ONG es un paso estratégico que abre las puertas a la mejora y el fortalecimiento de las relaciones con los diversos stakeholders que respaldan la misión de la organización.
En esta travesía hacia la optimización, es normal sentir ansiedad por la incertidumbre de decisiones rápidas. El miedo a errores y a que el software no se adapte puede generar inquietudes. Sin embargo, estos momentos ofrecen la oportunidad de adquirir conocimientos y tomar decisiones informadas hacia el éxito.
En este artículo comparto mis aprendizajes al elegir un CRM, desde manejar la ansiedad inicial hasta adoptar un enfoque estratégico, explorando alternativas y aspectos financieros. Cada etapa ofrece lecciones valiosas para otras organizaciones que buscan optimizar sus operaciones e impacto.
Ansiedad latente
Es natural preocuparse por elegir el CRM adecuado, ya que un error puede generar inconvenientes con donantes y voluntarios, además de desperdiciar recursos. También es común sentir ansiedad si no hay una alternativa clara. Con recursos limitados, un CRM inadecuado puede complicar las cosas a largo plazo. Por eso, es clave equilibrar emoción y planificación para avanzar con confianza. Tomarse el tiempo para evaluar opciones y considerar las necesidades de la organización puede reducir la ansiedad y asegurar una implementación exitosa del CRM.
Lo más usado no siempre es lo más pertinente
Es crítico examinar opciones y usar una herramienta como el DAT de TechSoup para entender mejor el uso de un CRM y la gestión de datos. Definitivamente esto puede agilizar la selección del sistema adecuado.
Es fundamental elegir un CRM flexible que se adapte al presupuesto, estructura y tamaño organizacional, ya sea jerárquica o colaborativa, y que fomente el intercambio de información.
Potencial de desarrollar una comunicación personalizada
Si deseas mejorar tu presencia digital o potenciar el fundraising, un CRM optimiza recursos, incrementa el impacto y mejora la interacción con tus usuarios, comunicándose a través de sus canales preferidos como correo electrónico, redes sociales o mensajería.
La coordinación de campañas en múltiples canales personaliza la experiencia para los usuarios. Un CRM analiza datos para detectar patrones y crear campañas adaptadas, fomentando el compromiso.
Un CRM mide el impacto de las campañas. La analítica avanzada permite ajustar estrategias en tiempo real, mejorando la captación de fondos y la eficiencia.
Prueba los software disponibles
Explorar nuevas herramientas con una mentalidad proactiva es prioritario. Usa las versiones de prueba de los softwares para tomar decisiones informadas y optimizar recursos.
Analiza los sistemas y elabora un cuadro comparativo utilizando una escala, como de 1 a 5. Clasifica las alternativas de acuerdo con los criterios clave previamente establecidos en tu modelo de datos, ya que esto determinará si tus opciones pueden recopilar y procesar la información de la manera en que lo haces en tu organización.
Este enfoque te dará claridad sobre las opciones, facilitando decisiones alineadas con tus objetivos.
La decisión debe ser objetiva y financiera
Durante la adopción, puede ser difícil asegurar un ROI positivo al implementar un CRM. Por eso, es clave tener una estrategia flexible, ajustando plazos según las necesidades.
El uso de una matriz de evaluación ayuda a comparar costos y características como facilidad de uso, personalización, análisis, soporte y capacitación, facilitando una implementación alineada con los objetivos.
Este enfoque permite tomar decisiones fundamentadas y optimizar la inversión.
Finalmente, para asegurar el éxito del proyecto y cumplir los objetivos, es crucial definir detalladamente el modelo de datos antes de elegir las herramientas tecnológicas. Esto implica entender las necesidades de la organización, los tipos de datos, su integración con sistemas existentes y su uso para mejorar operaciones y comunicación. Un enfoque reflexivo y abierto, con participación de varios departamentos, facilita decisiones informadas. Este análisis preliminar evita problemas futuros, optimiza recursos y asegura que el CRM potencie la capacidad de la ONG para cumplir su misión e impacto social.
